Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tappara ry

Y-tunnus: 1539240-6

Sudenkatu 7

33520 TAMPERE

Sähköposti: tapparary@tappara.fi

2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt

Erja Naskali, rekisterinpitäjä erja.naskali@tappara.fi

Kari Aaltonen, tietosuoja-asiat kari.aaltonen@tappara.fi

3. Rekisterin nimi

Tappara ry jäsen- ja tapahtumarekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterinpidolla rekisterinpitäjä täyttää yhdistyslaissa mainitun velvollisuutensa jäsenrekisterin ylläpidosta. Rekisteriin kerätään myös Tappara ry:n järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden tahojen yhteystietoja, kyseisiin tapahtumiin liittyvää tiedottamista varten. Jäsenrekisterin yhteystietoja käytetään jäsenten tiedottamiseen. Rekisterinpitäjä on sitoutunut vakuuttamaan tiettyihin tapahtumiin osallistuvat henkilöt. Näissä tapauksissa osallistujilta kysytään myös henkilötunnus vakuutusyhtiötä varten.

Rekisterinpitäjällä on nimettyjä, vapaaehtoisia vastuuhenkilöitä joukkueiden ja ryhmien johtajina ja yhteyshenkilöinä. Joukkueenjohtajat ja yhteyshenkilöt säilyttävät rekisterinpitäjän jäsenten, tai alaikäisillä heidän huoltajansa yhteystietoja joukkueiden tapahtumista tiedottamista varten. Tietojen säilyttämiseen ja tapahtumista, sekä osallistumisista tiedottamiseen käytetään reksiterinpitäjän luotettavaksi toteamien tahojen, riittävillä suojausmenetelmillä varustettuja ohjelmia ja laitteita.

Henkilötietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Kaikkia henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• henkilön antamat perustiedot kuten nimi ja syntymäaika ja yhteystiedot mukaan lukien osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, sekä alaikäiseltä myös vanhemman/huoltajan yhteystiedot.
• tietoja jäsenten joukkueista ja ryhmistä, sekä osallistumisesta seuran tapahtumiin.
• laskutusta koskevia tietoja

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti jäseniltä ja osallistujilta itseltään. Henkilöitä koskevia tietoja voidaan hakea myös väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, mikäli henkilö on antanut siihen suostumuksensa. Henkilötietoja ei luovuteta muutoin kuin edellä mainitussa tarkoituksessa, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjän tietojärjestelmät ja tiedostot on suojattu yritys- ja yhdistystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä ulkoisia tietomurtoja vastaan. Rekisterin käyttö on luottamuksellista ja käyttöoikeus on rajattu vain henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan omaaville henkilöille, jotka ovat rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvia ja joiden asema ja tehtävät edellyttävät käyttöoikeutta. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain käsittelyn tarkoituksen edellyttämä aika tai niin kauan kuin laki rekisterinpitäjältä sitä edellyttää tai siihen asti, että asiakas esittää henkilötietojansa koskevan poistopyynnön rekisterinpitäjälle, ellei rekisterinpitäjää edellytetä edelleen säilyttämään tietoja tai ellei rekisterinpitäjällä ole oikeutettua etua edelleen säilyttää tietoja.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus tarkastaa omat rekisterissä olevat tietonsa veloituksetta kerran vuodessa. Tätä useammin tapahtuvasta tarkastusoikeuden käytöstä rekisterinpitäjä saa periä siitä aiheutuvan kohtuullisen ja välittömät kustannukset kattavan korvauksen. Kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö tulee toimittaa edellä mainitulle henkilörekisteriä hoitavalle henkilölle tai tarkastuspyyntö on esitettävä rekisterinpitäjän toimipaikassa, jolloin ennen luovutusta henkilön henkilöllisyys tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta.

Jos asiakas havaitsee, että rekisteissä olevat henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, asiakkaalla on oikeus vaatia, että rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, estämistä, rajoittamista tai poistamista. Vaatimus tulee esittää kirjallisesti ja toimittaa edellä mainitulle henkilörekisteriä hoitavalle henkilölle.

Jos asiakas havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten asiakas tulee tutustua tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.